Proyek di Era New Normal? Siapa Takut?

Banyaknya rintangan selama Corona, mengakibatkan menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR), Basuki Hadimuljono mendapat masukan dari kontraktor agar proyek infrastruktur dihentikan. Sehingga, Basuki memperbolehkan kontraktor menghentikan sementara proyek yang mereka kerjakan. Basuki menjelaskan pekerjaan proyek boleh dihentikan sementara mengingat wabah Corona merupakan bencana nasional atau kejadian yang terjadi di luar kemampuan manusia dan tidak dapat dihindarkan.

Namun, bagi kontraktor yang ingin tetap mengerjakan proyek, dirinya meminta untuk betul-betul menaati protokol kesehatan. Salah satunya PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (PT. INTI). Disaat banyak kontraktor yang kehilangan berbagai proyek, PT. Industri Telekomunikasi Indonesia justru sebaliknya. PT. Industri Telekomunikasi Indonesia mengalami kebanjiran proyek. Bahkan dilansir dari website resmi indotelko, tercatat per Mei 2020 bahwa jumlah proyek meningkat empat kali lipat dibandingkan tahun sebelumnya.

Beberapa proyek tersebut diantaranya proyek pembangunan perangkat sistem navigasi penerbangan Automatic Dependent Surveilance - Brodcast (ADS - B) di enam bandara di Papua serta satu bandara di Jayapura. Adapula proyek Asset Management System (AMS) perangkat telekomunikasi Network Terminal Equipment (NTE) Indihome milik Telkom Indonesia. Proyek tersebut berlangsung di seluruh Indonesia dengan pemusatan pekerjaa pada AMS Center di 12 lokasi di Indonesia yaitu Medan, Jakarta, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Bandung Barat, Semarang, Surabaya, Balikpapan, Denpasar, dan Makassar. Titik AMS Center tersebut merupakan area yang tersebar di wilayah Telkom Regional 1-7.

Skenario The New Normal telah diberlakukan berdasarkan arahan dari Surat Menteri Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Nomor: S-336/MBU/05/2020 tentang Antisipasi Skenario. Perubahan perilaku dalam menjalankan aktivitas di tengah pandemi, PT. Industri Telekomunikasi Indonesia mempraktikkan protokol kesehatan untuk mencegah penularan. Direktur Utama PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, Otong Iip mengatakan bahwa perusahaan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia memiliki sejumlah proyek besar berskala nasional, namun selama ini status perkembangan masih sangat lambat. Dengan diberlakukannya New Normal, PT. Industri Telekomunikasi Indonesia mengharapkan status perkembangan akan lebih cepat dari sebelumnya.

Menurut saya, hal yang dilakukan oleh PT. Industri Telekomunikasi Indonesia sangat tepat, dimana mereka tetap menjalankan proyek dengan baik dan sesuai protokol kesehatan dari pemerintah. Dilansir dari website resmi PT. INTI bahwa perusahaan memastikan bahwa skenario New Normal dapat menjaga keselamatan karyawan dan semua pihak terkait, sekaligus memberikan efekpositif dalam percepatan semua proyek yang digarap. Pihak manajement PT. Industri Telekomunikasi Indonesia memiliki keahlian yang sangat baik, hal ini dapat dilihat dari PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Berikut hal-hal yang dapat dilakukan oleh PT. Industri Telekomunikasi Indonesia selama proses manajemen proyek berdasarkan PMBOK:

 

Gambar 1. Project Management Book of Knowledge

1. Initiating

Proyek dikatakan masuk tahap initiating apabila sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja) dimana ketika sponsor memberikan mandat kepada manajer proyek. Dalam proses Initiating akan menghasilkan dua dokumen penting yaitu Project Charter dan Stakeholder Register. Manajer proyek dapat menerapkan Project Integration Management, input yang dibutuhkan adalah project statement of work (SOW) dokumen mengenai produk yang akan dihasilkan, Business Case yaitu dokumen yang berisi informasi bisnis dalam proyek, Persetujuan (MOU), Standar Pemerintah dan sejarah aset organisasi. Output dari Project Integration Management adalah Project Charter. 

Project Charter berisi kebutuhan proyek seperti manajer proyek, latar belakang kebutuhan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia terkait pelaksanaan proyek, target yang ingin dicapai, penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan, kriteria sukses dalam suatu produk, kendala-kendala yang akan dihadapi, tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun customer, anggaran dan durasi. Target durasi yang ingin dicapai oleh PT. Industri Telekomunikasi Indonesia adalah kurang dari 1 tahun. Project Charter diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan proyek, kemudian manajer proyek dapat menerapkan Project Stakeholder Management. Output dari project stakeholder management nantnya adalah stakeholder register. 

Stakeholder berisi tentang daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeho lder yaitu: identitas diri, posisi dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power) tingkat kepentingan (interest), ekspektasi dan strategi penanganan. Pada proyek AMS (Asset Management System), stakeholder dalam proyek ini adalah sponsor, karyawan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, konsumen, mitra, venor, dll.

a. Sponsor dalam proyek ini adalah PT. Telkom Indonesia alias Telkom.

b. Tim proyek adalah karyawan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia.

c. Pengguna dari AMS adalah PT. Telkom Indonesia di wilayah Telkom Regional.

d. Pemasok alat diproduksi sendiri oleh PT. Industri Telekomunikasi Indonesia.

 

2. Planning

Target utama dari tahap Planning adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau project management plan. Manajer proyek melakukan perencanaan berisi project scope dan mendefinisikan aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek. Project Scope Management adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan proyek. 

Hasil dari proses sebelumnya yaitu project charter dan stakeholder akan menjadi input dalam proses Planning. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek. Proses utama dalam project management plan adalah merangkum kebutuhan dan kegiatan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan seperti:

a. Merincikan unit-unit pekerjaan

Unit-unit pekerjaan dalam kontrak AMS terdiri dari pekerjaan pemeliharaan, perbaikan perangkat (repair) Optical Network Terminal (ONT), repair Set Top Box (STB), dan pembongkaran secara keseluruhan perangkat terpasang di rumah konsumen yang sudah berhenti berlangganan IndiHome (dismantling) Network Terminal Equipment (NTE). Unit-unit pekerjaan tersebut, sebaiknya lebih dirincikan.

b. Menentukan urutan pekerjaan

Dari sekian banyak unit pekerjaan, manajer proyek harus mengurutkan pekerjaan terlebih dahulu agar semua rencana tersusun dengan jelas dan sistematis. Manajer proyek dapat menerapkan Project Time Management, akrena setiap aktivitas memiliki waktu terterntu yang berdampak pada biaya yang diperlukan dalam aktivitas tersebut.

c. Estimasi durasi,

Pada proyek ini, PT Telkom memberikan durasi selama 1 (satu) tahun, namun PT. Industri Telekomunikasi Indonesia memiliki target durasi adalah kurang dari 1 tahun.

d. Finalisasi jadwal proyek,

Merencanakan finalisasi proyek dengan baik yaitu produk yang sesuai standar dan dokumen yang lengkap.

e. Esimasi biaya untuk masing-masing kegiatan,

Menentukan estimasi biaya di setiap kegiatan agar tidak mengalami over budget. Manajer proyek dapat menerapkan Project Cost Management untuk dapat meng-handle semua biaya yang dibutuhkan selama proyek.

f. Menentukan standar mutu yang disepakati,

Standar mutu disepakati bersama dengan stakeholders terutama PT. Telkom Indonesia agar semua wilayah yang tersebar di 12 lokasi area Telom Regional memiliki standar yang sesuai dengan kesepakatan. Manajer proyek dapat menerapkan Project Quality Management.

g. Perencanaan komunikasi antar stakeholder

Merencanakan komunikasi antar stakeholder selama era new normal menerapkan work from home dan komunikasi tanpa bertemu. Manajer dapat menerapkan Project Communication Management dengan menyesuaikan kondisi selama New Normal.

h. Perencanaan manajemen resiko.

Manajer pryek merencanakan manajemen resiko yang terjadi selama proyek dengan menerapkan Project Risk Management.

 

3. Executing

Pada tahap ini, tugas PT. Industri Telekomunikasi Indonesia adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dengan dokumen perencanaan tertutama agar tidak behind schedule dan over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara pelaksanaan dan perencanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan resiko. Beberapa tugas manajer proyek dalam tahap ini yaitu:

a. Mengevaluasi jalannnya proses pelaksanaan kegiatan,

Jalannya proses pelaksanaan proyek sangat lambt semenjak

b. Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim,

Manajer proyek dapat menerapkan Project Human Resource Management untuk meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.

c. Melaksanakan pembelian dan pengadaan barang dan jasa,

Manajer proyek dapat menerapkan Project Procurement Management untuk mengantisipasi

d. Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder,

e. Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.

Melaksanakan proyek dengan pengendalian jadwal, anggaran dan pengawaan mutu yang dilakukan oleh manager proyek.

 

4. Monitoring and Controlling

Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang manajer proyek adala melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup lainnya. Beberapa poin penting dalam proses monitoring and controlling yaitu:

a. Mengontrol perubahan,

Proyek AMS telah berlangsung sejak tahun 2019, dan semenjak terjadi pandemi virus Corona, banyak perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, manajer proyek PT. INTI harus mampu mengontrol segala perubahan yang dialami selama pandemi.

b. Merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah

Apabila terjadi masalah, tindakan perbaikan pasti akan direkomendasikan pada stakeholder lainnya. Begitupula dengan pencegahan resiko lainnya harus didiskusikan terlebih dahulu dengan stakeholder.

c. Pemantauan kegiatan-kegiatan proyek yang sedang berlangsung,

Sebagian besar pemantauan kegiatan proyek dilakukan secara tidak langsung (online). Apabila dalam situasi yang sangat penting dan terdesak, sehingga harus dilakukan pemantauan secara langsung, maka harus menerapkan protokol kesehatan. Dilakukan pengendalian sejak tahap perencanaan hingga proes eksekusi selesai dilaksanakan dalam proyek.

 

5. Closing

Closing adalah proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan agar ada serah - terima atara pemimpin proyek dan stakeholders dan sebagai pernyataan bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan kontrak kerja pun telah selesai. Tahap closing untuk mengakhiri proyek dimana manager proyek akan mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran selama menjalankan proyek. Aktivitas - aktivitas yang penting dalam tahap ini yaitu:

a. Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan,

Setelah selesai mengerjakan proyek, manajer proyek harus memastikan persetujun secara resmi dengan pihak sponsor, klien, dan stakeholder lainnya.

b. Mengadakan evaluasi akhir proyek,

Evaluasi dilakukan bersama dengan tim proyek maupun stakeholder lainnya. Hal ini dilakukan agar tim dapat meningkatkan kualitas diri dalam mengerjakan proyek selanjutnya.

c. Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki,

d. Merapikan arsip dan dokumentasi proyek,

e. Memberi masukan kepada manajemen proyek,

f. Memberi masukkan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan,

g. Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak terutama pihak pemasok (supplier / vendor), outsourcing, dan sebagainya. Kewajiban dengan pihak pemasok dapat berupa urusan keuangan, dokumen, dan sebagainya.

Dengan diberlakukannya New Normal, saya berharap agar semua kontraktor di Indonesia tidak lagi takut melanjutkan proyek. Mari bekerja di era New Normal dan tetap menerapkan protokol kesehatan COVID-19. Jadi, tunggu apalagi? Proyek di Era New Normal? Siapa Takut?